Bruikleenvoorwaarden voor Tijdelijke Tentoonstellingen

1. - Inleidende begrippen

1.1. Onder “Tijdelijke Tentoonstelling” wordt een tentoonstelling verstaan, die voor het publiek doorlopend wordt opengesteld, met tijdelijk karakter, met een maximum duur van één maand.

1.2. De bruikleengever is het Grevenbroekmuseum, dat collectievoorwerpen die tot zijn patrimonium behoren, in bruikleen afstaat.

1.3. De bruikleennemer is een persoon, die in naam van een vereniging of een instelling collectievoorwerpen in bruikleen wenst te ontvangen en gedurende de bruikleen de volledige verantwoordelijkheid voor deze voorwerpen draagt.

1.4. Voor iedere bruikleen wordt een “Akte van Tijdelijke Bruikleen” opgesteld waarin de hier vermelde voorwaarden worden opgenomen evenals de lijst van de geleende voorwerpen met hun verzekeringswaarde. Dit document wordt door de bruikleengever en de bruikleennemer voor akkoord ondertekend.

2. - Aanvraag

2.1. De lijst van de gewenste voorwerpen evenals de briefwisseling in verband met de bruikleen moeten aan de voorzitter van het Grevenbroekmuseum (hierna : bruikleengever) worden gericht, die in samenspraak met de museumcommissieleden de uiteindelijke toestemming geeft of weigert.

2.2. De lijst van de gewenste voorwerpen dient tenminste twee weken vóór de opening de voorzitter te bereiken.

3. - Algemene voorwaarden

3.1. Elke door de bruikleengever toegestane uitlening geldt slechts voor één tentoonstelling. In geen geval mogen de uitgeleende voorwerpen naar een andere plaats worden overgebracht dan deze vermeld in de aanvraag.

3.2. De bruikleennemer mag onder geen enkel beding en onder welke vorm ook (leen, onderbewaargeving, tijdelijke bewaargeving, ...) de hem toevertrouwde voorwerpen aan derden overdragen.

3.3. De tentoonstelling moet plaats vinden in een stevig gebouwd lokaal, dat afgesloten en beveiligd is.

3.4. De bruikleennemer zal de hem toevertrouwde voorwerpen bewaren als een goede huisvader, in de beste voorwaarden van veiligheid, klimaatregeling en presentatie, waarbij nauwgezet de hieronder vermelde richtlijnen worden gevolgd. Hij dient de bruikleen te beschouwen als een museumvoorwerp en het te behandelen volgens de musea normen die nationaal en internationaal worden voorgeschreven.

3.5. De voorwerpen worden geëxposeerd in de staat zoals ze worden bezorgd en onder de voorwaarden zoals door de bruikleengever bepaald. Ze dienen in een af te sluiten vitrine te worden ondergebracht. Voorwerpen die te omvangrijk zijn, en dus niet in vitrine kunnen worden geplaatst, moeten buiten het bereik van het publiek worden opgesteld.

3.6. Een toestandsbeschrijving van de voorwerpen wordt opgemaakt en toegevoegd aan de lijst van de voorwerpen die als bijlage 1 van de Akte van Tijdelijke Bruikleen is opgenomen.

3.7. De collectiestukken mogen in geen geval worden gereinigd, gerestaureerd of gedemonteerd, tenzij een voorafgaandelijk schriftelijke overeenkomst hierover anders zou beslissen. Deze eventuele overeenkomst zal dan als onderdeel van de Akte van Tijdelijke Bruikleen worden beschouwd.

3.8. De bruikleennemer zal vermijden dat gevoelige voorwerpen gemaakt van organische materialen, evenals kunstvoorwerpen op papier aan rechtstreeks zonlicht of te hevig kunstlicht (max. 200 Lux) worden blootgesteld.

3.9. Er mag in geen geval gekookt noch gerookt worden in de zalen waar de voorwerpen worden opgesteld.

3.10. De vuurwapens voor oorlogsdoeleinden en de verdedigingsvuurwapens werden geneutraliseerd (onklaar gemaakt).

3.11. Indien een voorwerp - onderdeel van de bruikleen - om welke reden ook, niet kan worden geëxposeerd, zal het door de bruikleennemer zo spoedig mogelijk aan de bruikleengever worden gerestitueerd met in achtneming van de hieronder beschreven verpakking- en vervoersmodaliteiten (cfr. punt 5).

3.12. Publicaties over de tentoonstelling, evenals de catalogus, vermelden de herkomst bij ieder ontleend stuk. De herkomst dient eveneens op de tentoonstelling zelf - als legende bij de voorwerpen - te worden aangegeven en dit als volgt: “Collectie Grevenbroekmuseum Hamont-Achel”.

3.13. Tenminste één lid van het Grevenbroekmuseum zal gratis de toegang tot de tentoonstelling worden verleend.

4. - Verzekering

4.1. De uitgeleende stukken worden verzekerd tegen alle risico's (brand, beschadiging, vandalisme, diefstal, vermissing, verlies, ook tijdens stakingen en opstootjes...) te rekenen vanaf het ogenblik dat de voorwerpen door de bruikleengever worden overgedragen tot ze na de tentoonstelling opnieuw door de bruikleengever worden overgenomen. M.a.w. risicodekking van "nagel tot nagel", waarbij grenzen van de aansprakelijkheid van de verzekeraar niet zijn toegelaten.

4.2. De verzekeringsbedragen worden eenzijdig door de bruikleengever vastgesteld.

4.3. Volgende speciale clausule moet in de polis worden opgenomen: “De verzekeringsmaatschappij verbindt er zich uitdrukkelijk toe, de opgegeven verzekeringswaarden als aangenomen waarde te aanvaarden en ze, in geval van diefstal of volledig verlies, netto en zonder kosten te betalen aan de bruikleengever”. Deze clausule dient ook te worden vermeld op het attest dat de verzekeringsmaatschappij vooraf aan de bruikleengever toezendt. (cfr. 4.4).

4.4. De keuze erkende verzekeringsmaatschappij wordt aan de bruikleennemer overgelaten, wel dient de keuze van de voorgestelde maatschappij aan de bruikleengever te worden voorgelegd en door hem te worden goedgekeurd.

4.5. Een afschrift van de verzekeringspolis dient ten minste drie werkdagen vóór de afhaling der stukken in het bezit te zijn van de bruikleengever.

4.6. Wanneer beschadiging, diefstal, vermissing, verlies of eender welke onregelmatigheid aan de in bruikleen ontvangen voorwerpen wordt vastgesteld, dient de bruikleengever zo snel mogelijk door de bruikleennemer te worden verwittigd. Bij diefstal, vermissing of verlies moet altijd de datum en het nummer van het proces-verbaal en het adres van de verbaliserende overheid aan de bruikleengever worden meegedeeld.

4.7. In geval van beschadiging zal deze door de bruikleengever of een door hem aangestelde deskundige worden vastgesteld en geraamd. Beide partijen ontvangen een afschrift van het rapport. De bruikleennemer kan eventueel een tegenexpertise laten uitvoeren door een door hem aangestelde deskundige. Het rapport van deze tegenexpertise moet eveneens aan beide partijen schriftelijk worden overgemaakt. De keuze aan wie de restauratie- of herstellingsopdracht wordt toevertrouwd, wordt eenzijdig en ontegensprekelijk bepaald door de bruikleengever. De bruikleennemer verbindt zich ertoe de volledige restauratiekosten / herstellingskosten (met inbegrip van de vervoerskosten en alle andere onkosten die hieraan verbonden zijn) op zich te nemen, in zoverre zij de opgegeven verzekeringswaarden niet overschrijden.

4.8. Bij diefstal, vermissing of verlies van de voorwerpen dient de opgegeven verzekeringswaarde volledig en integraal aan de bruikleengever te worden overgemaakt en dit binnen de 60 werkdagen na vaststelling van de verdwijning. Worden de voorwerpen nadien teruggevonden, dan zal de netto betaalde som worden teruggestort zonder interestverhaal vanwege de bruikleennemer en na aftrek van eventuele kosten voor administratie, herstelling of restauratie.

4.9. De bruikleennemer dient er voor te zorgen dat de hiervoor vermelde voorwaarden aan de verzekeringsmaatschappij ter kennis worden gegeven vóór het afsluiten van het contract.

4.10.Bij diefstal, vermissing of verlies van de voorwerpen dient de opgegeven verzekeringswaarde volledig en integraal aan de bruikleengever te worden overgemaakt en dit binnen de 60 werkdagen na vaststelling van de verdwijning. Worden de voorwerpen nadien gerecupereerd, dan zal de netto betaalde som worden teruggestort zonder interestverhaal vanwege de bruikleennemer en na aftrek van eventuele kosten voor administratie, herstelling of restauratie.

5. - Afhaling en terugkeer der voorwerpen - Verpakking

5.1. De datum van afhaling van de bruikleen wordt in gezamenlijk overleg bepaald.

5.2. Het vervoer van de collectiestukken heen en terug geschiedt door toedoen en volledig op kosten van de bruikleennemer, die hiervoor voorafgaandelijk contact neemt met de bruikleengever en diens instructies ter zake opvolgt. De bruikleennemer neemt alle voorzorgen opdat het transport in alle veiligheid kan geschieden.

5.3. In sommige gevallen (bv. bij zeer kwetsbare of uitzonderlijke collectiestukken) kan als voorwaarde worden gesteld dat het vervoer door een gespecialiseerde firma moet worden uitgevoerd. De bruikleennemer wordt hiervan tijdig op de hoogte gebracht.

5.4. De uitgeleende voorwerpen dienen ten laatste binnen de zes werkdagen na het beëindigen van de tentoonstelling aan de bruikleengever te worden terugbezorgd.

5.5. Inlijsten en verpakking - Prenten worden slechts uitgeleend na montage en inlijsten. De bruikleengever is verantwoordelijk voor de uitvoering. De hieraan verbonden kosten zijn ten laste van de bruikleennemer, die hiervoor een factuur ontvangt, opgesteld volgens de forfaitaire bedragen vermeld in bijlage 2. - Kaarten en plattegronden worden ingelijst of met plexiglas beschermd. Het bovenstaande tarief blijft van toepassing. - Andere voorwerpen worden hetzij door de bruikleengever of door een gespecialiseerde firma ingepakt. De hieraan verbonden kosten worden uitsluitend door de bruikleennemer gedragen.

5.6. Na de tentoonstelling dienen de voorwerpen in dezelfde verpakking te worden terugbezorgd. Bij verpakkingen die slechts éénmalig kunnen gebruikt worden, geldt dat de bruikleennemer de bruikleen in een soortgelijke verpakking terugbezorgt.

6. - Opzegging en verlenging van de bruikleen.

6.1. Wanneer blijkt dat de tentoonstelling niet voldoet aan de hier vermelde voorwaarden, kan de bruikleengever de uitgeleende stukken zonder verwijl terugvorderen. Zo de bruikleennemer hieraan geen gevolg geeft, heeft de bruikleengever het recht de voorwerpen terug te nemen, zonder andere verplichting dan het bij proces-verbaal vaststellen van de identiteit en de staat van de voorwerpen, en dit op kosten van de bruikleennemer.

6.2. Wenst de bruikleennemer het contract te verlengen, dan moet hij hiertoe twee weken voor het normale verstrijken van de bruikleentermijn, een met redenen omklede aanvraag indienen. Stemt de bruikleengever met een verlenging in, dan wordt de bruikleennemer hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld en blijven de voorwaarden van het contract geldig tot op de nieuw overeengekomen datum. Een bewijs dat ook de verzekeringspolis werd verlengd moet zo snel mogelijk worden geleverd.

Akte van Tijdelijke Bruikleen

1.- Titel van de tentoonstelling :

2.- Plaats van de tentoonstelling : Adres : Tel.:.................................................................Fax /@ :...........................................................

3.- Naam van de inrichter en / of verantwoordelijke : Functie : Adres : Tel.:..................................................................Fax :..........................................................

4.- Data van de tentoonstelling :

5.- Gewenste periode van de bruikleen (wordt in gezamenlijk overleg definitief bepaald) : ..............................................................................................................................

6.- Worden er in de bruikleen vuurwapens voorzien ? JA NEEN

7.-    A. Aard en beschrijving van de veiligheid -en bewakingssystemen :

B. Vitrines (aard van de kasten, omschrijving, afmetingen): ......................................

C. Brandbeveiliging:

D. Klimaatregeling en verwarming :

E. Belichtingssystemen (aard van de lichtbronnen, intensiteit):

8.-    A. Voorstel inzake transport :

B. Naam van de chauffeur en eventuele begeleider:

9.-   A. Voorstel van verzekeringsmaatschappij: .....................................................................

B. De speciale clausule (art. 4.3) wordt op het verzekeringsattest opgenomen: JA NEEN Noot : wij eisen in ieder geval dat deze speciale clausule op het verzekeringsattest wordt opgenomen en dat dit attest ons ten minste 3 dagen voor de afhaling van de objecten wordt overgemaakt.

Datum: ......................................... Handtekening:

die tevens verklaart kennis te hebben genomen van de “Bruikleenvoorwaarden voor Tijdelijke Tentoonstellingen”. Indien de aanvraag gunstig wordt beoordeeld, zullen deze inlichtingen worden gebruikt voor het opstellen van de Akte van Tijdelijke Bruikleen.

Akte van Tijdelijke Bruikleen Nr

              Voorwerp beschrijving              Referentie museum        Inventariswaarde € Opmerkingen Zaal volgnr

vb   Grote oliekruik 19° eeuw               Z7V97                          37,50                      Geen

1

2

3

4

5

6

7

Aantal voorwerpen : Totale waarde (€) :

Namens het Grevenbroekmuseum                 Namens de inrichter

(naam / datum / handtekening)                     (naam / datum / handtekening)